Excel è un software gratuito, relativamente facile da apprendere e familiare a tutti, che consente di eseguire una vasta gamma di compiti. Pur richiedendo tempo e dedizione, anche chi ha una conoscenza limitata dello strumento può utilizzarne le funzioni di base e per questa ragione molte aziende lo adottano come prima scelta per la pianificazione della supply chain. Tuttavia, quando si tratta di integrare pratiche aziendali e processi collaborativi più complessi, Excel mostra tutti i suoi limiti: lentezza, gestione manuale macchinosa, scarsa affidabilità, rischi frequenti di perdita dei dati ed errori nelle cifre.
Ecco 7 segnali che indicano che è giunto il momento di abbandonare Excel e le sue problematiche per adottare strumenti più agili e affidabili.
1. Mancate di una visione d’insieme
Lo storico delle vendite, i registri degli ordini, i budget, i dati di vendita e molto altro ancora sono tutti dati fondamentali da considerare nel processo di previsione, il cui valore aumenta quando vengono analizzati nel loro insieme. Tuttavia, uno dei problemi principali che si riscontrano con Excel è la dispersione dei dati rilevanti per la supply chain tra documenti, reparti e spesso anche formati diversi.
Questa frammentazione dei dati rende difficile prendere decisioni strategiche, perché l’azienda viene privata di una visibilità complessiva.
2. Non siete capaci di fare previsioni aggregate
In situazioni imprevedibili e di crisi, è essenziale poter reagire rapidamente e apportare modifiche significative alle previsioni per adattarsi agli eventuali impatti negativi. Purtroppo, Excel non offre la profondità necessaria per gestire tali situazioni.
Ad esempio, se desiderate apportare modifiche alle previsioni per tutti i prodotti in Italia, in Excel dovreste modificarle prodotto per prodotto, un compito estremamente laborioso che richiede tempo, è soggetto a errori e impedisce di testare diverse ipotesi contemporaneamente. Invece, utilizzando uno strumento di S&OP, è sufficiente selezionare il livello di granularità appropriato per apportare una variazione del 20% e avere un impatto su tutti i perimetri sottostanti in modo efficiente.
Con pochi clic è possibile attuare una decisione strategica, come una drastica riduzione delle previsioni, per tutti i prodotti e i clienti appartenenti a un determinato livello di dettaglio. Rinunciare a Excel per uno strumento agile significa poter lavorare in massa, in pochi secondi.
Con Excel, fare previsioni articolo per articolo per ogni cliente può essere estremamente complesso. Per esempio, per un’azienda che vende oltre 1.000 articoli diversi a centinaia di clienti, questa operazione può rapidamente diventare una sfida insormontabile. Strumenti specializzati come Colibri rendono invece possibile l’implementazione di previsioni aggregate intelligenti. In altre parole, ogni articolo avrà una previsione personalizzata che tiene in considerazione la sua stagionalità e le sue caratteristiche specifiche.
3. I vostri dipartimenti non riescono a collaborare efficacemente
La collaborazione è un elemento essenziale di un processo di previsione efficace. I previsionisti devono raccogliere informazioni da vari stakeholder per migliorare la qualità delle loro previsioni. Tuttavia, con Excel le parti coinvolte spesso incontrano difficoltà nella collaborazione: condividere informazioni, aggiornare dati da più utenti o aggiungere dei commenti risulta complesso e manca un sistema di allerta. Lavorare con Excel pone quindi numerosi ostacoli nella strada verso una collaborazione efficace e il bisogno di scambiare frequentemente dei file diventa un onere per i team coinvolti.
4. I registri delle previsioni vengono trascurati
Avere un archivio delle previsioni è fondamentale per i calcoli di affidabilità. Tuttavia, quando si utilizza Excel, l’aggiornamento di tali archivi spesso viene trascurato a causa degli elevati requisiti di archiviazione e calcolo. Questo rappresenta un ostacolo per sfruttare appieno il potenziale di tali dati, poiché questo processo costituisce un elemento cruciale nell’analisi dell’affidabilità delle previsioni. Vi potete davvero permettere di non valutare le prestazioni di un processo strategico?
5. I demand planner impiegano giorni a fare le loro previsioni
Cancellazione della cronologia, calcolo manuale delle previsioni, report… Con uno strumento non adeguato, è normale che un pianificatore della domanda trascorra giorni a svolgere compiti che, con la soluzione adatta, potrebbero essere eseguiti in pochi clic. Certo, talvolta alcuni demand planner sono affezionati alla loro soluzione “fatta in casa” realizzata con Excel. È un ambiente di lavoro che conoscono bene e nel quale si sentono a proprio agio. Tuttavia, è importante considerare il tempo perso in compiti a basso valore aggiunto, quando invece è possibile automatizzarli tramite una soluzione specifica per la gestione della supply chain!
6. Non siete più capaci di adattarvi rapidamente al mercato
I concetti di flessibilità e scalabilità sono completamente estranei a Excel. In un mondo così dinamico come il nostro, è rischioso affidarsi a una soluzione fatta in casa che non ha previsto le sfide future durante il suo sviluppo. In un contesto in cui il lavoro da remoto sta diventando sempre più diffuso, è essenziale poter contare su strumenti digitali flessibili in grado di adattarsi alle evoluzioni legislative e ai cambiamenti nei comportamenti dei consumatori.
7. State affrontando delle problematiche di sicurezza
Lavorare con Excel comporta molte condivisioni di file, aumentando il rischio per i vostri dati. Optando per uno strumento di S&OP, accederete ai più elevati standard di sicurezza del mercato (HTTPS, autenticazione a due fattori, …) e a soluzioni di backup efficienti (georeplicazione, ripristino a un punto in tempo …).
Poiché l’ergonomia e la facilità d’uso di uno strumento sono cruciali per il successo di un progetto, Colibri ha sviluppato una soluzione dedicata alle professioni della supply chain. Facile da apprendere ed ergonomico, Colibri consente di fare molto di più e nella metà del tempo rispetto a Excel. Ciò permetterà al vostro team di acquisire competenze con facilità e di aumentare la propria produttività. I vostri processi di pianificazione della domanda e dell’offerta saranno più strutturati grazie a questo strumento innovativo. Per verificarlo di persona, richiedete una demo!
