Per gli industriali e i distributori, l’approvvigionamento rappresenta una parte strategica della supply chain, soprattutto nell’attuale periodo. Problemi di sourcing, come le difficoltà nel reperire le materie prime e l’aumento dei costi dei container, stanno rilevando nuove criticità. Molte negozi si trovano spesso a corto di prodotti nei loro scaffali e non riescono a soddisfare la crescente domanda. Di conseguenza, la capacità di mantenere gli approvvigionamenti esistenti e di individuarne di nuovi è diventata fondamentale.
Per ottimizzare e rendere più affidabile il processo, è importante definire una strategia d’azione al livello della supply chain. Devono essere stabilite regole di gestione per guidare i flussi e devono essere implementati indicatori per monitorare lo stato degli approvvigionamenti. Confrontati con gli obiettivi stabiliti, questi indicatori consentono di misurare le prestazioni della gestione degli approvvigionamenti.
Pierre Fournet, Presidente e Fondatore di LEON, società di consulenza, condivide la sua esperienza su questo argomento: ecco gli indicatori e le regole di gestione da seguire per ottimizzare la vostra supply chain.
Regole di gestione: come gestire i vostri approvvigionamenti?
1. Ottimizzare i costi di trasporto cercando di ottenere il trasporto gratuito.
Per ridurre i costi di approvvigionamento, è fondamentale ottimizzare i costi di trasporto. I costi di trasporto rappresentano una parte significativa dei costi totali di approvvigionamento. Questo diventa particolarmente evidente considerando l’importante aumento dei prezzi dei container negli ultimi mesi. Gli acquirenti dell’azienda devono quindi tener conto di questo fattore, oltre al semplice prezzo del prodotto. Per minimizzare al massimo i costi di approvvigionamento, può essere vantaggioso stabilire regole per la capacità di carico dei mezzi di trasporto.
Può quindi valere la pena di organizzare le forniture in modo da ottenere la consegna gratuita da parte del fornitore. Ma attenzione: non ha senso ordinare il maggior numero possibile di prodotti per ottenere i prezzi migliori e raggiungere il punto di consegna gratuita, se poi l’azienda non riesce a venderli. È necessario trovare un compromesso tra il raggiungimento del punto di consegna gratuita per minimizzare i costi di trasporto e il livello massimo di scorte da non superare, per evitare di saturare il magazzino, aumentare troppo il fabbisogno di capitale circolante (WCR, Working Capital Requirement) e correre il rischio di obsolescenza dei prodotti.
2. Definire lo stock di sicurezza
Le scorte di sicurezza svolgono un ruolo fondamentale nella capacità di un’azienda di raggiungere i livelli di servizio che si è prefissata. Queste scorte vengono utilizzate per compensare eventuali rischi che potrebbero disturbare la gestione degli stock: comportamento della domanda, ritardi di produzione, ritardi di fornitura, ecc. Esistono due tipi di scorte di sicurezza: le scorte di sicurezza a valle servono a compensare l’incertezza delle previsioni, mentre quelle a monte servono a compensare l’incertezza sull’affidabilità dei fornitori interni (i propri stabilimenti) ed esterni. Per evitare eventuali carenze di scorte legate a questi due fattori, è necessario stabilire delle regole per la gestione, a seconda della strategia adottata dall’azienda.
3. Stabilire le regole di fornitura
A seconda dell’attività e del tipo di domanda di prodotto, si possono utilizzare diversi metodi di approvvigionamento. Questi metodi rispondono alle domande: devo ordinare in un periodo fisso o variabile? E devo ordinare in quantità fisse o variabili?
Una volta definite, queste regole di approvvigionamento consentono di risparmiare tempo nella gestione delle forniture e di ottimizzare i livelli di stock in relazione al livello di servizio target.
Indicatori: quali dati misurare per ottimizzare la supply chain?
1. Livello di servizio
Il livello di servizio o OTIF (On Time In Ful) è un indicatore chiave della supply chain, generalmente utilizzato nella maggior parte delle aziende. Viene impiegato per misurare il rispetto degli impegni presi con i clienti in termini di quantità consegnate e tempi di consegna. Spesso viene calcolato confrontando la somma delle quantità consegnate nei tempi previsti con la somma delle quantità ordinate. Può essere calcolato in euro.
Gli indicatori aggiuntivi OT (On Time) e IF (In Full) sono talvolta utilizzati per spiegare l’OTIF in termini di rispetto delle scadenze e delle quantità.
2. Livello degli stock
Il livello dello stock è un indicatore essenziale della Supply Chain perché è una componente chiave del WCR. Può essere espresso in diverse unità: valore in €, numero di giorni di copertura delle scorte o numero di unità disponibili.
Espresso in giorni di copertura, facilita la valutazione dell’azienda rispetto al benchmark di mercato.
La misurazione del livello degli stock può essere utilizzata anche per determinare il tasso di occupazione del magazzino o di qualsiasi altro spazio di stoccaggio.
3. Costi della Supply Chain
Si tratta di misurare i costi di trasporto, i costi logistici, i costi di pianificazione, i costi di amministrazione delle vendite (se riferiti alla supply chain) e i costi di struttura della supply chain (gestione, controllo di gestione, ecc.).
Questi costi sono espressi in € e in % del fatturato dell’azienda. L’espressione in % del fatturato dell’azienda consente di confrontare l’azienda con i benchmark di mercato.
4. Percentuale di errori di previsione
L’ottimizzazione della catena di approvvigionamento dipende in larga misura dalle previsioni di vendita dell’azienda. Spesso è sulla base di queste previsioni che vengono pianificati gli approvvigionamenti. È quindi fondamentale conoscere il proprio mercato per anticipare la domanda e adattare il processo di approvvigionamento. Tuttavia, le previsioni non sono mai esatte. Adattare la strategia di acquisto alle previsioni non è sufficiente: è necessario conoscere la percentuale media di errore delle previsioni. Questo indicatore permette di anticipare il più possibile le variazioni non previste dalle previsioni. Le scorte di sicurezza vengono quindi adattate per soddisfare il più possibile la domanda.
5. Tasso di affidabilità dei fornitori
Il tasso di affidabilità del fornitore è un indicatore che permette di confrontare le quantità ricevute in tempo con le quantità inizialmente ordinate. È l’OTIF del fornitore calcolato dal cliente. Questo indicatore può quindi essere utilizzato per determinare la capacità del fornitore di fornire i prodotti entro i tempi concordati, e quindi misurare la sua affidabilità. Monitorando le variazioni di questo tasso di affidabilità, potete qualificare i vostri fornitori valutando le loro prestazioni.
6. Percentuale dei prodotti difettosi
Oltre al tasso di affidabilità del fornitore, è necessario misurare la qualità dei prodotti ricevuti. Per quanto riguarda gli acquisti, l’azienda deve sapere quanti prodotti non conformi sono stati ricevuti e hanno dovuto essere restituiti al fornitore. I prodotti difettosi rappresentano un costo in termini di tempo e risorse. Se la percentuale di prodotti difettosi supera i limiti accettati dall’azienda, è necessario riconsiderare il rapporto con il fornitore in questione.
7. Global lead time e prezzo medio
A seconda della domanda, le aziende si rivolgono a diversi fornitori. Esistono quindi diversi flussi, con tempi di consegna e prezzi medi unitari diversi a seconda che l’azienda si rifornisca dalla Cina, dall’Uruguay o dall’Europa… A seconda del flusso di fornitura, i tempi di consegna e i prezzi unitari possono quindi variare notevolmente. Per ottimizzare la propria supply chain, l’obiettivo è avvicinarsi ai minimi teorici, pur rimanendo coerenti con la politica aziendale. Questi indicatori possono essere utilizzati per valutare il livello di ottimizzazione delle forniture: devono essere controllati per ottenere il miglior rapporto tra lead time complessivo o prezzo medio e strategia aziendale. In caso contrario, è necessario riadattare le regole di gestione.
8. Total cost of ownership
Criterio chiave nella gestione della supply chain, il total cost of ownership si riferisce al costo totale di acquisizione: costi di acquisto, costi di trasporto, costi di non conformità, costi amministrativi, ecc. Questo indicatore fornisce una visione a 360° dei costi di fornitura e consente di adottare la strategia più adatta al momento. L’azienda è quindi in grado di sapere se è più redditizio acquistare un prodotto da un fornitore in Francia o in Asia, per soddisfare la domanda prevista per una determinata data. A volte conviene pagare di più per un prodotto, se si risparmia in termini di costi di trasporto o di non conformità. Conoscendo il costo totale di 2 fornitori, l’azienda può scegliere di acquistare dal fornitore più conveniente della supply chain.
9. Indicatore delle emissioni di CO2
L’evoluzione delle normative e l’emergere di un interesse collettivo per le questioni ambientali inducono le aziende a concentrarsi sulla riduzione delle emissioni di CO2. In questo contesto, le gare d’appalto in B2B sono sempre più esigenti in termini di sostenibilità. Le emissioni di CO2 generate dagli acquisti devono quindi essere misurate come parte di un indicatore dedicato. Ciò è tanto più importante in quanto la carbon tax si basa sul principio “chi inquina paga”: più le aziende riescono a ridurre le proprie emissioni di CO2, minore sarà l’importo della tassa che dovranno pagare. Un indicatore di questo tipo rappresenta anche una reale opportunità per le aziende in termini di immagine, dimostrando il loro impegno per l’ambiente. Questo non può che far migliorare il profilo pubblico dell’azienda!
L’elenco sopra riportato non è esaustivo e nelle aziende vengono utilizzati altri indicatori (tasso di aderenza alla pianificazione, tasso di disponibilità a scaffale, ecc.)
Le regole di gestione e gli indicatori rappresentano un’eccellente leva di performance per gli acquisti aziendali. Ma per essere veramente rilevanti, gli indicatori devono essere confrontati con gli obiettivi fissati dall’azienda.
Oggi sono disponibili molti strumenti per calcolare automaticamente questi diversi indicatori e confrontarli con gli obiettivi. In questo modo l’azienda ha una visione d’insieme della propria situazione di approvvigionamento, che le consente di adattare la propria strategia per ottimizzare la catena di fornitura.
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