Dans un marché en constante mutation, établir un processus S&OP devient une nécessité pour les entreprises. Tous les services doivent agir de concert afin d’absorber les variations et atteindre les objectifs fixés. Cependant, mettre en place un processus S&OP ne va pas de soi. Pour qu’il soit performant, certaines bonnes pratiques doivent être respectées. En voici 7 à instaurer dès aujourd’hui dans votre entreprise.
Processus S&OP : un rôle fondamental
Il convient d’abord de s’entendre sur la notion de processus S&OP, ou plan industriel et commercial (PIC), en français. Ce processus consiste en une planification rigoureuse des activités de l’entreprise afin que les actions soient cohérentes avec la demande, les objectifs de vente et les ressources disponibles. Cette planification doit inclure tous les services de la société : supply chain, marketing, finance, ressources humaines, etc. Établie sur le moyen terme, cette stratégie permet de coordonner les décisions et d’anticiper les variations. La gestion des stocks est facilitée, les flux sont accélérés, les retards de livraison évités et les conflits internes désamorcés, avec un impact évident sur les performances.
Ces nombreux avantages font du processus S&OP un élément fondamental pour de plus en plus d’entreprises. Mais, pour tirer profit de tous les bénéfices du S&OP, encore faut-il respecter quelques bonnes pratiques !
7 bonnes pratiques pour un processus S&OP efficace
En évitant certaines erreurs et en adoptant de bonnes habitudes, votre entreprise peut mettre en place un processus S&OP lui assurant productivité et pérennité. En voici 7 que vous pouvez facilement implanter.
1. Un processus collaboratif
Le processus S&OP est un processus holistique. C’est-à-dire qu’il concerne l’ensemble des services d’une entreprise. Le S&OP ne saurait se résumer qu’à une planification de la supply chain. Sans intégrer les autres services dans le projet, les dysfonctionnements et les conflits ne pourront pas être évités. Le S&OP doit donc être collaboratif. DAF, commerce, marketing, RH : chaque décision doit être prise à la lumière des besoins et des ressources de chaque service. Une meilleure visibilité globale permettra de mettre en place des actions optimisées, taillées sur mesure pour la réalité de votre entreprise. L’information circulera en outre avec plus de transparence dans votre équipe et les conflits seront désamorcés avant même qu’ils ne surviennent.
2. Des réunions mensuelles
Parce que des imprévus – internes ou externes – sont à prévoir, le processus S&OP doit régulièrement être mis à jour. Pour ce faire, instaurer des réunions mensuelles dédiées est une bonne pratique. Un représentant de chaque service pourra faire remonter d’éventuels problèmes afin de trouver des solutions collégiales. Un chargé de mission S&OP peut être désigné pour animer ces réunions. Il s’assurera également que tous les services accordent de l’importance au projet et suivent les bonnes pratiques mises en place.
3. Un horizon suffisamment long
Ces réunions à court terme doivent servir à piloter une stratégie sur le moyen terme. S’il est compliqué d’anticiper les inévitables variations sur une période longue, l’on peut néanmoins étudier quel scénario est le plus probable. Les mises à jour régulières permettront de s’adapter au fil de l’eau. En effet, pour bénéficier de tous ses avantages, votre processus doit s’inscrire sur un temps long. Il est préconisé de le planifier sur 12 à 24 mois. Cela laisse le temps aux différentes équipes de s’adapter à l’organisation établie. L’un des objectifs du S&OP est d’éviter de travailler dans l’urgence. Or, un processus S&OP pensé sur quelques mois aurait l’effet inverse.
4. Un bon niveau de détail
La granularité du processus S&OP est une question épineuse pour les entreprises. Globalement, votre processus peut s’appliquer soit à des familles de produits, soit aux produits eux-mêmes. Évidemment, en détaillant à l’article, le processus se complexifie considérablement. Cependant, certains articles nécessitent des ressources totalement différentes du reste de leur famille de produits. Il n’y a donc pas de bonne pratique généraliste. Autant que possible, privilégiez une stratégie concentrée sur les familles de produits. Mais, si vos services vous font remonter l’impossibilité de fonctionner de cette manière, il faudra vous adapter. Les réunions mensuelles permettront de trouver des consensus.
5. Des hypothèses stratégiques unifiées
Lors de la mise en place d’un processus S&OP, l’un des écueils consiste à s’éparpiller. Il n’est pas possible de tout faire ! Il convient donc de vous demander sur quoi vous voulez agir. Ainsi, établir des hypothèses stratégiques unifiées, c’est concentrer les efforts de planification sur les points les plus importants de votre activité. Pour certaines entreprises, les principaux enjeux concerneront la gestion des équipes. Pour d’autres, celle des stocks, de la sous-traitance, de la gestion financière ou de la stratégie marketing. Vous concentrer sur l’essentiel vous permettra de prendre des décisions avisées et efficaces.
6. Un lien entre les plans stratégique et opérationnel
Établir un lien clair et pertinent entre les plans stratégique et opérationnel est l’un des principaux enjeux de la planification S&OP. Si vous établissez une stratégie qui ne tient pas compte de la planification opérationnelle, vous n’atteindrez pas vos objectifs, créerez du conflit entre vos différents services et risquerez de ne pas pouvoir satisfaire les exigences de vos clients. Il est impératif que le Demand Planning, le Strategic Planning et le Supply Planning soient mis en place de concert et en toute transparence. Sans cela, des décisions incohérentes seront prises et vous irez au-devant de problèmes facilement évitables.
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7. Un outil de planification S&OP
La mise en place d’un processus S&OP performant est complexe. Cela est d’autant plus vrai si vous ne disposez pas d’outil plus moderne qu’Excel pour l’organiser. Une bonne pratique consiste à doter votre entreprise d’un outil de planification S&OP. Le marché en propose de toutes sortes… attention à choisir le bon. La sélection d’un outil de planification S&OP se fait selon trois critères :
- Votre budget ;
- La maturité de votre équipe ;
- L’urgence du projet.
Pour que vos services s’engagent dans votre démarche et que le processus démarre rapidement, il faut leur offrir des outils simples à appréhender.
En adoptant les bonnes pratiques et en optant pour le bon outil de planification, votre entreprise peut facilement et rapidement mettre en place un S&OP performant. Vous disposerez d’un dispositif d’aide à la décision fiable et permettrez à vos équipes de gagner en sérénité.
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