Dans un monde parfait, chaque collaborateur aurait accès à toutes les informations dont il a besoin et échangerait sereinement avec les autres services pour prendre des décisions concertées. Le tout, avec le sourire ! Mais la réalité est souvent très différente… En effet, l’ambiance de travail n’est pas toujours au beau fixe entre les prévisionnistes, les approvisionneurs, la production et les équipes commerciales. Quelles sont les solutions pour conserver une bonne cohésion et éviter la baston ? Quelques conseils à suivre !
Prévisionniste, approvisionneur, production, commerce : la guerre est déclarée !
Dans l’entreprise, chacun a son rôle :
- Les prévisionnistes établissent les prévisions des ventes ;
- Les approvisionneurs suivent la politique de gestion des stocks et mettent notamment en place les plans d’approvisionnement au moyen de la base de prévisions ;
- La team production s’occupe, comme son nom l’indique, de gérer la production et de fabriquer les produits, en s’assurant que le bon nombre de marchandises sera disponible au bon moment ;
- Tandis que les équipes commerciales cherchent à trouver de nouveaux clients, à assister et accompagner l’acte d’achat ainsi qu’à suivre la vente.
Mais si le rôle de chacun est bien distinct, personne ne peut réellement avancer s’il fait cavalier seul. Interconnectés, ces différents services de l’entreprise sont amenés à échanger et travailler ensemble régulièrement.
Par exemple, les prévisionnistes sont en collaboration permanente avec les commerciaux pour affiner la connaissance des besoins client et donc, les prévisions de ventes. La production est dépendante des approvisionneurs car elle doit disposer de suffisamment de matières premières pour fabriquer. Les approvisionneurs s’appuient quant à eux sur les prévisionnistes pour commander les bonnes quantités de produits… Bref : ces différentes fonctions sont étroitement liées, car interdépendantes.
Pourtant, entre ces services, les relations sont complexes car il y existe une dépendance mutuelle mais aussi, une impossibilité de chacun de répondre aux besoins de l’autre du fait des incertitudes inhérentes à leurs missions respectives.
Si par malheur, la communication et les échanges ne sont pas optimisés, non seulement l’entreprise a peu de chances d’atteindre ses objectifs, mais elle a de forts risques de voir naître de multiples tensions et conflits dans les services… comme entre les services.
Or, tous les managers le savent, les conflits au travail engendrent de multiples problèmes. Entre autres : un accroissement du stress, de la pression, du mal-être, de la démotivation et de l’absentéisme. Sans oublier le turn over qui augmente… engendrant des pertes de productivité et représentant un surcoût financier important pour les entreprises. Et pour couronner le tout, un manque d’efficacité de la Supply Chain : ruptures de stock, surstocks, gestion de l’urgence…
Comment éviter la baston ?
En somme, chaque collaborateur a besoin des autres pour être plus efficace. Mais pour que les échanges quotidiens ne se transforment pas en guerre de pouvoir, voici quelques conseils :
- La communication et la collaboration sont la clé ! L’idéal ? Adopter des rituels de communication bien définis. Par exemple, chaque mois, les différentes fonctions peuvent se réunir pour discuter de leurs enjeux et problématiques respectives. Ainsi, chacun pourra prendre en compte les impératifs des autres : les processus n’en seront que plus fluides.
- Les informations doivent être centralisées. C’est un point crucial pour que la collaboration soit facilitée. Rien de plus frustrant que de ne pas avoir facilement accès aux données dont on a besoin à l’instant T. Ou pire, d’avoir à les copier/coller pendant des heures dans des tableurs Excel… au risque de faire des erreurs ou de tout perdre en cas de fausse manip !
- Le S&OP doit impliquer chaque fonction. Processus d’élaboration des plans tactiques visant à mieux orienter les activités de l’entreprise, le S&OP est désormais incontournable. Mais voilà : pour que ce processus offre les résultats espérés, il doit absolument réunir tous les services : de la vente, au marketing, en passant par le développement, la production ou l’approvisionnement, le S&OP nécessite des réunions régulières pour parvenir à des consensus.
- Et pour que ces processus se soldent par un succès, les entreprises ont tout intérêt à mettre en place des outils qui facilitent les échanges et la communication des collaborateurs. Un seul crédo : briser les cloisonnements entre les fonctions et les barrières qui séparent les partenaires de différents services, qui doivent avancer ensemble, dans la même direction.
Colibri S&OP : le médiateur idéal !
La technologie joue un rôle clé dans le bien-être des salariés au travail. Lorsqu’elle est bien choisie, elle favorise en effet la performance, en réduisant la pénibilité de certaines tâches et en permettant aux équipes de se concentrer sur des missions à la fois plus valorisantes et à plus forte valeur ajoutée.
Grâce à une solution S&OP performante, les informations de tous les services impliqués dans le processus sont centralisées et facilement accessibles. Ce qui simplifie la tâche des collaborateurs et permet à l’organisation de réagir de façon bien plus fluide aux changements du marché.
Dites oui à la technologie ! Et évitez ainsi – entre autres – les urgences, les stress inutiles et les pertes d’efficacité qui sont à l’origine de nombreux conflits…
Pensé pour optimiser vos processus, favoriser la collaboration et le bien-être des salariés, Colibri S&OP est un logiciel cloud native spécialisé en Demand, Supply et Strategic planning. Multi-modules, c’est un outil qui assure la continuité de la chaîne de valeur.
Grâce à cet outil, les collaborateurs profitent d’une centralisation des données sans risque d’erreur et d’une visibilité à 360° pour tous. Chacun peut travailler dans l’unité de son choix et au niveau de granularité dont il a besoin. Ainsi, Colibri S&OP crée un langage commun entre les métiers : de quoi apaiser les tensions et gagner en harmonie, tout en optimisant les processus de la Supply Chain !
Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez votre démo live de Colibri S&OP !
