Pourquoi est-ce si important d’améliorer la qualité de ses prévisions ?
Les demand planner savent que la fiabilité est une clé essentielle de la prévision des ventes. Car idéalement, la demande ne doit ni être surévaluée, ni sous-évaluée. Savoir dimensionner le plus précisément possible les niveaux de stocks est, tout simplement, fondamental. Alors, comment faire pour améliorer la prévision des ventes ? Découvrez nos quelques conseils pour atteindre vos objectifs !
Pourquoi est-ce si important d’améliorer la qualité de ses prévisions ?
L’utilisation d’un outil de Demand Planning permet de prévoir la demande future en analysant des données d’historique de ventes. Il faut alors prendre conscience qu’une sous ou sur évaluation de cette demande va avoir des effets négatifs à différents niveaux :
- Quand la demande est sous-estimée, l’entreprise risque de ne pas avoir suffisamment de stock pour satisfaire tous ses clients. Cette non capacité à répondre à la demande du client peut conduire ce dernier à aller voir ailleurs. Ce qui se traduirait à plus long terme par une perte des parts de marché au profit de ses concurrents. La rupture de stock a un coût qui peut donc aller au-delà de la marge perdue par la non-vente du produit. Cette situation créera potentiellement une perte de confiance et une dégradation de l’image de l’entreprise auprès de ses clients.
- Dans le cas inverse, où la demande est surestimée, l’entreprise va avoir plus de stock pour couvrir un besoin, qui ne viendra peut-être jamais. Avoir trop de stock revient à immobiliser des ressources. Or, le surstock a un coût. Un coût humain tout d’abord, avec la main d’œuvre nécessaire pour le manipuler. Ajoutons à cela un coût de stockage avec des produits qui prennent de la place dans les entrepôts. Enfin, si le produit a une durée de vie limitée, le surstock peut même être assimilé à des déchets, ou une perte nette. En effet, ces produits devront être jetés quand le contrat date sera dépassé.
Pouvoir bénéficier de prévisions de qualité permet donc à la fois d’éviter le surstock et le sous-stock.
De plus, les entreprises peuvent également tisser de meilleures relations avec les fournisseurs. Les demand planners leur donnent en effet davantage de visibilité, afin qu’ils puissent anticiper. La relation est alors plus sereine, ce qui limite les risques de retard ou de défaillance côté fournisseur. Un atout certain, dans un contexte où les pénuries et les retards se font de plus en plus fréquents !
Enfin, qui dit bonnes prévisions dit moins de gestion de l’urgence. Car gérer l’urgence est souvent complexe pour les entreprises. De plus, c’est une démarche qui coûte cher ! Il faut en effet trouver de bons fournisseurs dans des délais très courts, ce qui est souvent synonyme de surcoûts. La gestion de l’urgence est également source de stress pour tous les collaborateurs, y compris les équipes dirigeantes. Gérer ses stocks de manière précise grâce à de bonnes prévisions permet de limiter ces situations d’urgence, ce qui contribue à limiter les tensions ainsi que le turnover. Le tout, en améliorant les conditions de travail et la satisfaction des équipes. À la clé : plus de sérénité, tout au long de la chaîne !
Là est tout l’enjeu d’une bonne prévision.
Comment améliorer la qualité de sa prévision ?
1 – Prévoir au plus proche du client final
Chaque maillon de la Supply Chain introduit un stock qui va découpler la demande aval et les approvisionnements amont. L’objectif est d’éviter au maximum l’effet coup de fouet (Bullwhip effect). Bien connu dans les chaines logistiques, le bullwhip effect est aussi appelé « Phénomène du coup de fouet » ou « amplification de la variabilité de la demande » (AVD). Cet effet consiste en une amplification extraordinaire des variations de la demande au fur et à mesure qu’on s’éloigne du client final.
Plusieurs facteurs viennent expliquer ce phénomène :
- Une information non précise et non partagée entre les différents acteurs avec un manque de transparence ;
- Des lead times très longs ;
- Et surtout, un découplage entre la consommation (demande réelle) et la production (activité réelle).
Lire aussi : Qu’est-ce que le bullwhip effect et comment l’éviter ?
2 – Travailler par exceptions
L’idée simple derrière le concept de travail par exception est qu’il vaut mieux travailler et passer du temps sur ce qui a de l’importance, que de vouloir traiter des cas spécifiques. Autant de cas si petits en termes de volume, que l’impact ne serait même pas perceptible à un niveau macro.
Des outils et méthodes simples existent pour mettre en place un mode de travail par exceptions, parmi lesquelles :
- L’analyse ABC. Il s’agit d’une méthode très connue qui permet de classer les produits suivant leur « poids. » Cette analyse s’appuie sur l’idée que ce sont 20% des produits qui créent 80% de la valeur. On peut alors appliquer des règles de gestion suivant la classe en question. L’idée est de se concentrer en priorité sur les produits de Classe A, les plus stratégiques ou ceux pour lesquels la demande à un fort impact.
L’analyse ABC comporte de nombreux avantages. Cette méthode permet en effet d’analyser le chiffre d’affaires de manière très précise afin de savoir, notamment, quelles dépenses sont engendrées par quelles références.
Grâce à la méthode ABC, il est donc beaucoup plus simple d’identifier les références les plus rentables et donc, de réduire les coûts.
En utilisant cette méthode, l’entreprise peut procéder par priorités et ainsi, établir des exigences par classes de références. De quoi améliorer la rentabilité de l’entreprise et au passage, le taux de satisfaction client.
- La gestion des cycles de vie. Un produit va passer par plusieurs grandes étapes dans sa vie. Dans le monde des produits de grande consommation, le schéma est souvent le même quand on regarde les historiques : une phase d’introduction suivie d’une période de croissance au début de la vie du produit (phase de lancement) puis une phase de maturité et enfin, une phase de déclin s’achevant sur la fin de vie du produit.
Avoir un critère pour décrire le statut d’un produit est une information précieuse. En parallèle, il est important de définir des règles de gestion en fonction de ce statut. Selon la phase dans laquelle se trouve le produit, ce dernier ne nécessitera pas la même attention. Ainsi, par exemple, les produits en lancement requerront plus de vigilance que les produits en phase de « croisière ».
Actuellement, les outils de demand planning les plus performant sont capables de mettre en place des règles de gestion propres à chaque classe et cycle. Avoir ces informations attachées en tant qu’attributs dans les hiérarchies permet notamment de construire des périmètres de travail, des alertes à chaque étape du workflow standard de l’outil aidant ainsi le travail de la personne qui doit construire le plan prévisionnel. À la clé : des gains de temps et de productivité !
3 – La mise en place d’un process collaboratif
En veillant à mettre en place un processus collaboratif, vous vous donnerez toutes les chances d’améliorer la prévision des ventes.
Demand planning, supply planning et strategic planning sont en effet autant de services liés et interdépendants. En construisant un solide process collaboratif, vous renforcez les synergies et vous vous donnez alors toutes les chances d’améliorer la communication entre les services.
Or bien communiquer est justement l’une des clés qui vous permettra de profiter de meilleures prévisions des ventes. Mais comment faire ? En pratique, différentes solutions sont envisageables pour améliorer la communication, notamment entre les services.
Commencez par vous assurer que vous disposez bien d’une base de données fiable et commune à tous et dans le même temps.
L’adoption d’un logiciel S&OP collaboratif performant vous aidera à centraliser les données et à limiter les risques d’erreur, les pertes de temps et autres vérifications potentiellement fastidieuses.
Cet outil fiable et intelligent vous permet, de plus, d’éviter l’inertie de l’information tout en favorisant la montée en compétence des services. Chaque maillon de la chaîne peut en effet s’impliquer davantage dans les processus.
Dans le même temps, veillez à mettre en place des rituels de communication entre la supply chain, le marketing et le commercial. Programmer des points hebdomadaires ou mensuels avec les différents services de l’entreprise garantit un bon partage de l’information et une bonne adaptation des processus. De quoi améliorer sensiblement la qualité de la prévision des ventes.
Lire aussi : Supply planning : quels rituels de communication adopter ?
Avoir un outil logiciel capable de gérer nativement la collaboration est une véritable force pour enrichir la prévision et ainsi tirer parti de l’ensemble des informations qualitatives à disposition. Que ce soit pour de la correction d’historique afin d’expliquer des événements exceptionnels ou que ce soit pour l’enrichissement de la prévision statistique avec les autres types de prévisions (Promo / Event).
4 –L’importance de mesurer, d’évaluer et de suivre la fiabilité
Avoir le réflexe de mesurer, d’évaluer et de suivre la fiabilité vous aide à améliorer la qualité des prévisions. C’est une démarche que vous devez adopter à la fois pour la prévision à court terme, à moyen terme et à long terme.
Mais pour améliorer la précision des prévisions de ventes vous devez veiller à ne pas créer un biais avec des actions qui pourraient venir dégrader la prévision. Un biais qui pourrait avoir pour origine l’utilisation de tableurs Excel…
Aujourd’hui, dans de nombreuses entreprises, l’outil Excel reste privilégié pour les prévisions. Or, le mode de planification manuelle via des tableurs trouve très vite ses limites…
Les échanges de fichiers répétitifs sont souvent trop lourds pour les équipes. Et utiliser Excel pour les prévisions est d’autant plus complexe lorsqu’il faut gérer de gros volumes et des marchés instables ou bien encore, intégrer des pratiques métier ou des processus de collaboration.
Enfin, Excel est un outil tout sauf intuitif… Les utilisateurs doivent en effet naviguer entre une multitude de tableaux et de données dans lesquels ils peuvent très vite se noyer. Via les tableurs, il n’est donc pas facile d’avoir une vision globale et de prendre des décisions uniformisées. Autant de points qui peuvent engendrer des lourdeurs mais aussi des erreurs potentiellement dommageables dans les prévisions.
Lire aussi : Supply chain planning : 7 signes qu’il est temps d’abandonner Excel
Bonne nouvelle : certains logiciels performants vous aident à améliorer la fiabilité des prévisions en permettant une mesure et une analyse des données la plus fine possible. Ces outils facilitent également votre communication, en partageant facilement à l’ensemble des acteurs une vision de la situation à l’instant T. De quoi aider à établir un plan d’action concret pour ajuster les erreurs trop importantes et ainsi atteindre les objectifs fixés en début d’année.
5 – Mettre en place un processus S&OP
Aussi connu sous le nom de « plan industriel et commercial » (PIC), le processus S&OP (sales and operations planning) vise à effectuer une planification rigoureuse des activités de l’entreprise. Ceci pour que les actions menées soient à la fois cohérentes avec : la demande, les objectifs de vente et les ressources disponibles.
Idéalement, cette planification doit inclure tous les services de l’entreprise, de la supply chain en passant par le marketing, les finances, le commerce, etc. Elle implique des réunions fréquentes, au minimum mensuelles, pour faire le point et trouver des solutions collégiales, tout en se mettant d’accord sur les bonnes pratiques.
Ces réunions seront également l’occasion de travailler sur des hypothèses stratégiques unifiées. Les efforts de planification seront concentrés sur les points les plus importants de l’activité. Enfin, il faudra veiller à établir un lien clair et pertinent entre les plans stratégiques et opérationnels. Ce qui va permettre de prendre des décisions à la fois cohérentes et transparentes.
En définitive, une stratégie S&OP bien menée va offrir à l’entreprise toute une série d’avantages, parmi lesquels : une gestion des stocks facilitée, des flux accélérés, des retards de livraison évités, mais aussi des conflits internes vite désamorcés.
À noter, la planification S&OP est une stratégie à moyen terme. L’établir sur un horizon de 12 mois au minimum – idéalement sur 24 mois – permet à la fois d’anticiper et d’avoir une bonne visibilité sur les prévisions ainsi que sur les opérations à planifier. Le tout, pour éviter d’avoir à travailler et à prendre des décisions dans l’urgence !
Il peut être compliqué d’anticiper des variations sur des périodes relativement longues. Toutefois, il est possible de prendre en compte le scénario le plus probable. Grâce à des mises à jour régulières, les équipes pourront adapter au mieux leur stratégie.
Comment ne pas détériorer sa prévision ?
Comme le dit l’adage, « une prévision est toujours fausse ». Avoir une bonne fiabilité passe aussi par le fait de ne pas rajouter de l’erreur à celle déjà présente nativement. Choisir un modèle robuste permet de limiter les erreurs additionnelles.
1/ Préférer un modèle robuste dans le temps si un produit est fortement erratique en termes de ventes
En effet, une prévision comporte par définition une part d’erreur. Il vaut mieux essayer d’avoir une prévision robuste dans le temps, c’est-à-dire une prévision qui ne change pas du tout au tout le mois suivant avec l’import d’un nouveau mois d’historique. Le choix d’un modèle statistique est donc une première étape importante pour garantir la robustesse de la prévision brute qui sert de base pour l’étape d’enrichissement.
2/ Travailler à un niveau agrégé facilite la modélisation et réduit le nombre de modèles à réaliser (principe de la loi des grands nombres) mais en voulant travailler trop haut les risques sont multiples :
- En travaillant sur un niveau trop agrégé vous allez venir gommer les effets de tendance et de saisonnalité, informations précieuses pour la modélisation
- L’éclatement de la prévision sur des niveaux inférieurs introduit par définition une erreur supplémentaire. Il est donc important de ne pas avoir trop de niveaux d’écarts entre le niveau de travail et le niveau final pour éviter d’ajouter des erreurs à l’erreur
3/ La prévision doit venir driver le budget et non l’inverse.
Enrichir la prévision avec des données basées sur des faits certains est un excellent principe. En revanche, mettre un objectif à atteindre comme valeur de prévision finale n’est pas une solution souhaitable pour atteindre une bonne qualité de prévision surtout quand on sait à l’avance que cela ne sera jamais possible d’atteindre cet objectif avec les moyens actuels. Les objectifs, qu’ils soient personnels ou d’entreprise, sont à confronter avec la prévision actuelle afin d’évaluer la faisabilité et le cas échéant à mettre en place un plan d’action pour atteindre cet objectif.
4/ Ne pas travailler qu’avec des quantités.
Valoriser les prévisions permet d’avoir une idée plus fine sur les impacts d’une décision visant à les modifier.
Les logiciels de S&OP les plus performants sont capables de vous aider dans cette démarche, en gérant un prix de vente par périmètre. De quoi permettre de valoriser la prévision et de se rendre compte des effets liés au prix.
Prévisions des ventes : bien s’outiller pour plus de fiabilité
En matière de prévision des ventes, la fiabilité est un indicateur essentiel, à suivre de très près.
Grâce à des prévisions plus fiables, l’entreprise a moins de risques de se retrouver face à des situations potentiellement critiques comme le surstock ou au contraire, la rupture de stock. Idéalement, la fiabilité doit être partagée par l’ensemble des collaborateurs concernés et correspondre en tous points à la stratégie de votre entreprise.
Différentes actions peuvent être lancées pour améliorer la fiabilité ou pour ne pas la détériorer à cause d’erreurs additionnelles. L’une des solutions à privilégier est d’adopter un bon logiciel S&OP. Un outil qui permet de gérer de manière simple et intuitive les processus de demande, de distribution, de prévision ainsi que d’approvisionnement.
Colibri S&OP est un logiciel performant qui centralise et qui fiabilise les données sans risque d’erreurs, via un format référent qui évite les pertes ou les oublis. C’est une solution dont la mise en place est facile, rapide et n’ajoute pas de charge supplémentaire de travail aux équipes concernées.
Ce logiciel S&OP vous permet de centraliser et de fiabiliser les données. Ainsi, les informations ne sont plus dispatchées aux quatre coins de l’entreprise. Travaillant via un format unique référent, les utilisateurs évitent de multiples pertes de temps en contrôle des données ou encore en formatage. Chacun gagne ainsi en productivité et peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Pendant ce temps, les risques d’erreur sont minimisés et les prévisions sont beaucoup plus fiables.
À noter : Colibri S&OP archive jusqu’à 12 mois de prévisions. Ainsi, vous avez la possibilité de suivre la qualité de la prévision au niveau souhaité, sur une année entière.
Avec Colibri S&OP vous bénéficiez d’une vision à 360° sur votre activité, en temps réel. Chacun des collaborateurs y a facilement accès et peut ainsi participer à la réflexion globale de l’entreprise. De quoi décupler l’efficacité des processus, tout en valorisant les collaborateurs !
Enfin, ce logiciel performant aide à aligner les décisions prises par les services stratégiques et opérationnels. Tout en profitant d’un outil multi-modules et collaboratif, les équipes disposent d’informations transmises de manière unifiée et instantanée. Les services de l’entreprise sont mieux unifiés, plus alignés. Et les planifications stratégiques comme opérationnelles gagnent en transparence… tout comme en cohérence !
Cloud native, Colibri S&OP est l’outil parfait des entreprises qui veulent améliorer leurs process. Quittez enfin Excel et ses tableurs si lourds à gérer, sans passer trop de temps à effectuer la transition. Optez pour une solution innovante qui inclut différents modules S&OP et Supply Planning.
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