Sylvain Bossé, Directeur Supply Chain Scanelec chez Schneider Electric, a témoigné sur l’implémentation de Colibri et comment gérer les prévisions dans une structure PME aujourd’hui.
Pierre Fournet, CEO du cabinet LEON, a accompagné ce témoignage de bonnes pratiques sur les prévisions des ventes et la mise en place d’un processus S&OP.
SCANALEC, filiale DIY retail activity de Schneider, est une PME en croissance qui adresse le marché de la GSB et GSA de manière omnicanale, et compte un chiffre d’affaires de 40 millions d’euros en 2017. Son objectif est de créer de la valeur, c’est-à-dire d’adapter, grâce au marketing, les produits des électriciens pour le marché grand public. Ces produits seront distribués via la distribution directe et la LDD (Livraison directe à domicile).
La problématique initiale rencontrée par Sylvain à son arrivée chez Scanelec était l’incertitude des historiques de ventes. De plus, avec peu de processus en place et un cloisonnement fort entre les équipes Business et Appro, les risques sur le niveau de service et la gestion des stocks étaient forts.
Pourquoi faire des prévisions ?
Pour Sylvain comme pour Pierre, l’intérêt de faire des prévisions réside avant tout dans le partage des données entre les différents services.
Pierre Fournet l’explique : « On se rend compte en arrivant chez de nombreux clients, qu’il y a plusieurs prévisions, celles du commerce, de la finance, de la production… la première étape essentielle de tout processus est de partager la même prévision, les même chiffres ».
« Le partage des prévisions nous permet d’être plus réactif et de faire face à l’incertitude » explique Sylvain. « Nous pouvons également donner plus de profondeur aux prévisions et travailler avec nos fournisseurs et partenaires ».
Les prévisions permettent aussi de gagner de l’argent. Chez Scanelec, deux leviers ont été identifiés : capter des appels d’offre et des promos, et avoir le stock adéquat. Cela permet de ne pas passer à côté d’une opportunité et également d’éviter les ruptures (qui provoquent des pénalités).
La méthodologie de mise en place d’un processus de prévision de ventes
Avant même de parler d’outil, il était important pour Scanelec de passer par une phase de transition afin de mentaliser le processus et convaincre de l’importance des prévisions.
L’idée de Sylvain a été de mettre en place des réunions régulières avec les grands comptes et le commerce, et de partager les risques de la prévision dans un esprit de confiance.
Accompagnée par le cabinet LEON (dirigé par Pierre Fournet), Scanelec a donc mis en place un processus de prévisions SIMPLE (simplicité des process et des outils).
Une première étape pour mettre en place le processus de prévisions a été de sensibiliser les différents acteurs à l’importance d’un tel processus via un Business Game d’une journée, développé par LEON. L’intérêt est de sensibiliser les acteurs de l’entreprise à l’importance des prévisions de ventes et faciliter la conduite du changement.
Après une étape d’interviews afin de déterminer les points forts et les dysfonctionnements, la troisième étape a été de formaliser le processus en se basant sur les bonnes pratiques de prévisions (correction d’historiques, calcul de prévisions, consolidation des prévisions, désagrégation des prévisions pour la production, les appros et pour l’expédition) et catégoriser les produits et définir les hiérarchies.
« Notamment pour la partie calcul de prévision, un outil a une forte valeur ajoutée avec l’existence d’algorithmes Best-Fit auto » explique Pierre.
La dernière étape a été de choisir le bon logiciel, de modéliser et d’implémenter la solution. Il est apparu nécessaire d’avoir un outil spécifique plutôt que d’utiliser Excel.
« Nous nous sommes rendu compte que nous allions avoir besoin de calcul d’algorithmes, de mettre à jour, de partager et faire circuler l’information au sein de la boite. » explique Sylvain
Le projet chez Colibri a été très rapide, avec un début de projet en février et une utilisation de l’outil en autonomie dès le mois d’Avril.
« L’intérêt de Colibri est d’avoir une mise en place très rapide qui permet d’avoir des résultats rapidement, ce qui au niveau d’une direction générale est très appréciable » explique Pierre
Les résultats :
- Amélioration de la qualité des prévisions et du taux de service. Scanelec a noté une forte baisse des pénalités au cours des mois suivant la mise en place du processus de prévisions.
- Optimisation des lancements et soulagement des équipes. Les rôles entre prévisions et appros sont clairement établis, les collaborateurs peuvent donc se concentrer sur leur cœur de métier.
- Implication du commerce : Les réunions mensuelles se déroulent bien, le travail d’évangélisation des prévisions en amont du projet a été très bénéfique à ce niveau-là.
- Première étape du S&OP formalisée, « nous maîtrisons aujourd’hui notre Demand review et avons pour ambition de développer les autres étapes du S&OP par la suite »
Les avantages de Colibri d’après Sylvain :
« Pour résumer, nous recherchions un outil simple et pas trop cher adapté à une PME, qui soit également ergonomique et rapide à mettre en place afin d’avoir des résultats tout de suite. »
Qu’est-ce que le S&OP ?
Pierre Fournet, explique que le S&OP est constitué de 5 étapes :
- Marketing Review : c’est à dire la gestion de tout ce qui est promotions et lancements
- Demand Review : qui permet d’avoir une prévision partagée par tous
- Supply Review : c’est la partie capacité de production et d’approvisionnements
- Réconciliation : pour voir si la demande colle avec la Supply et proposer des solutions
- Management Review : Implique la direction générale pour réaliser les arbitrages entre la demande et la capacité.
Ce cycle de 5 étapes doit se faire dans le mois et être très rigoureux pour qu’il fonctionne et soit vertueux.
