L’approvisionnement constitue un maillon stratégique de la supply chain, aussi bien pour les industriels que pour les distributeurs. Si le processus d’approvisionnement est inefficace, les magasins peuvent manquer de produits en rayon et ne plus être en mesure de satisfaire la demande. Pour éviter les ruptures de stock, les industriels ont parfois recours aux dépannages d’urgence. Mais cela coûte cher et peut créer des tensions. Heureusement, il existe des solutions pour l’éviter.
Dépannages d’urgence : quelles sont leurs causes ?
Avant même de chercher à réduire les dépannages d’urgence, il convient d’identifier leurs causes, pour traiter le problème à la racine. Le dépannage d’urgence intervient en réponse à une mauvaise gestion de l’approvisionnement. Il existe 3 causes principales de celle-ci :
- Une mauvaise identification des besoins : les clients achètent plus de marchandises que prévu, ce qui nécessite un réapprovisionnement. Ainsi, de mauvaises prévisions de ventes peuvent entraîner un dépannage d’urgence afin de pouvoir couvrir la demande non anticipée.
- Un manque d’anticipation : certains fournisseurs ont des lead time importants, notamment ceux qui sont géographiquement éloignés. Si les approvisionnements ne sont pas suffisamment anticipés, la supply peut être contrainte de se fournir en sourcing alternatif, avec un lead time plus court. Or, ce type de dépannages coûte souvent plus cher que l’approvisionnement initial.
- Un manque de fiabilité du fournisseur : annulation de commande, retard de livraison, produits manquants ou défectueux… Si la fiabilité du fournisseur laisse à désirer, l’entreprise devra réapprovisionner en urgence pour rattraper les erreurs.
Pouvoir identifier ces causes pour mieux les corriger : voilà tout l’enjeu de la stratégie d’approvisionnement de votre supply chain. Pour y parvenir, suivez ces 5 conseils !
5 conseils pour éviter les dépannages d’urgence
1. Piloter ses approvisionnements
Pour éviter les dépannages d’urgence, il convient en premier lieu de piloter ses approvisionnements. Ce pilotage repose sur trois éléments principaux :
- Gérer le lead time des approvisionnements : pour optimiser sa supply chain et éviter les dépannages d’urgence, l’objectif est de connaître et d’anticiper le lead time des différents fournisseurs (savoir précisément quel fournisseur a quel lead time, jusqu’à quand il est possible de passer commande…) et avoir des flux de sourcing alternatifs (si le lead time du fournisseur principal ne permet plus de passer commande, l’entreprise doit savoir quel autre fournisseur peut couvrir sa demande avec des délais et des coûts acceptables). Les entreprises qui vont le plus loin dans cette démarche parlent aujourd’hui de piloter des lead times variables dans le temps. Par exemple prenant en compte des confinements ou des périodes comme le nouvel an chinois, en différenciant le lead time de production du fournisseur, le planning d’expédition de la plateforme et le lead time de transport.
- Mesurer le KPI de fiabilité fournisseur : le taux de fiabilité fournisseur se calcule en comparant le nombre de livraisons répondant à toutes les exigences et le nombre total de livraisons. Garder ce KPI à l’œil permet d’évaluer la performance de vos fournisseurs afin de maintenir des partenariats efficients.
- Mesurer le taux de défaut produit : il faut définir un pourcentage acceptable de produits présentant un défaut et le reporter sur la totalité des marchandises livrées par un même fournisseur. Si ce taux n’est pas satisfaisant, votre fournisseur met en péril l’efficacité de vos approvisionnements. Dans les pilotage d’approvisionnement les plus avancées, certaines entreprises négocient des capacités de production avec les fournisseurs et viennent donc choisir l’allocation de capacité finie de la ressource fournisseur. Le lead time est également impacté par la gestion des files d’attentes générées par ce niveau de planification.
2. Mettre en place un stock de sécurité
Le stock de sécurité est nécessaire au bon fonctionnement de nombreuses entreprises. Son rôle est de pallier tous les risques qui pourraient perturber la gestion des stocks : comportements de la demande, ruptures, délais de production, délais d’approvisionnement… Le stock de sécurité vous permet de faire face aux imprévus : ainsi, vous n’avez pas à déclencher de dépannage d’urgence, vous pouvez puiser dans votre stock de sécurité. Le stock de sécurité sera d’autant plus puissant s’il est dynamique et calculé en fonction de la saisonnalité, des taux de service cibles et des taux d’incertitudes sur les prévisions et les fournisseurs. Vous vous assurez ainsi d’avoir une marge de manœuvre supplémentaire pour être en mesure de répondre efficacement à la demande et à sa variabilité.
3. Travailler par exceptions
Si le dépannage d’urgence permet d’éviter une rupture, il engendre des coûts supplémentaires pour votre entreprise, en plus de générer du stress et de la tension. Lorsque de nombreuses références nécessitent un dépannage, il convient d’arbitrer entre effort et bénéfice.
Certaines références sont moins stratégiques que d’autres pour votre activité et votre clientèle. Vous pouvez donc établir des règles de gestion par exception, en ne réalisant des dépannages que sur vos références les plus stratégiques, par exemple. Pour déterminer ces exceptions, vous pouvez vous appuyer sur plusieurs méthodes, voici 2 exemples fréquemment utilisés :
- La méthode ABC : il s’agit d’une méthode de classification vous permettant d’identifier rapidement les produits stratégiques. Chaque classe (A, B ou C) représente un pourcentage dans votre chiffre d’affaires, A étant la plus élevée (80% du CA généralement). Il faudra concentrer votre stratégie de stockage sur cette catégorie en particulier et peut-être délaisser les dépannages sur les produits de catégorie C.
- Le cycle de vie produit : Le cycle de vie d’un produit regroupe toutes les phases qu’il traverse, de son lancement jusqu’à l’arrêt de sa commercialisation. Les produits en phase de lancement et de maturité (forte demande) peuvent être privilégiés pour les dépannages, plutôt que ceux qui sont en phase de déclin (baisse de la demande).
4. Améliorer la fiabilité de ses prévisions
Pour éviter la rupture de stock et donc les dépannages d’urgence, il faut optimiser les prévisions de ventes. L’amélioration de ces prévisions aide en effet à mieux planifier les approvisionnements pour éviter les ruptures : avoir des prévisions plus stables permet d’anticiper les approvisionnements plus en amont et d’éviter les ruptures et les dépannages qui coûtent cher.
Aussi, veillez à surveiller votre pourcentage d’erreurs moyen sur la prévision et à prendre en compte des hypothèses business dans vos prévisions de ventes.
5. Adopter un outil de S&OP intelligent
Pour réussir vos prévisions et ainsi éviter les approvisionnements en urgence, le meilleur conseil est de vous tourner vers un outil S&OP intelligent. Il vous permettra en effet de :
- Maitriser la charge de planification : grâce à une stratégie sur 12 à 24 mois, le S&OP permet d’anticiper la gestion dans les bons ordres de grandeur.
- Réduire les cycles : une meilleure maitrise permet de générer moins d’urgences, moins d’opérations de dernière minute, de flux alternatifs et de découpages des ordres.
- Améliorer la fiabilité des prévisions : une meilleure vision du futur permet de mettre en place une stratégie plus efficace et par déclinaison une meilleure maitrise des niveaux de stock et des flux d’approvisionnement.
- Piloter les stocks : grâce à une vision globale et commune, le S&OP permet de gagner en pertinence sur la gestion des stocks, d’éviter les ruptures et donc, les dépannages d’urgence.
Outil de Sales and Opérations Planning intelligent, Colibri vous aide à trouver le niveau de stockage idéal pour chacune de vos références, et à anticiper vos approvisionnements. Vous évitez ainsi les ruptures de stock qui conduisent aux dépannages d’urgence !
Colibri réalise automatiquement des prévisions saisonnalisées sur l’année. L’outil vous donne une vision globale des besoins en approvisionnement, sur le long terme. Contactez-nous pour en savoir plus !
